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In fünf Schritten zur passenden BI-Lösung
Für viele Unternehmen ist eine BI-Lösung unverzichtbare Basis zentraler Geschäftsentscheidungen. Dabei kann BI vieles sein: von der einfachen Excel-Auswertung bis hin zur hochkomplexen IT-Lösung mit umfangreichem Data Warehouse. "Welches ist die richtige Lösung für mich?", so die berechtigte Frage vieler Unternehmen. Wie viel BI brauche ich wirklich? Und was muss bei der Produktauswahl beachtet werden? Schritt 1: Was brauche ich?Business Intelligence-Lösungen gibt es in unterschiedlichsten Ausprägungen. Um exakt den Lösungsumfang zu ermitteln, der tatsächlich benötigt wird, ist eine detaillierte Bedarfsanalyse zu Beginn des Projektes erforderlich. Was selbstverständlich anmutet, wird in der Praxis nicht selten ignoriert. Da wird oft munter drauf los geplant und gebastelt, obwohl die Anforderungsanalyse bestenfalls noch grobes Stückwerk ist.Aber nur wer sich von Anfang an darüber im Klaren ist, welches konkrete Ergebnis er anstrebt, wird dieses am Ende auch erreichen. Und das natürlich auf einem möglichst Ressourcen schonenden Weg. Denn oft wird am Anfang alles Mögliche in das Projekt gepackt, von dem irgendwie angenommen wird, es würde sich im Zweifel schon als nützlich erweisen. Und das nur, weil man sich zu Beginn um die genaue Zieldefinition gedrückt hat. Dies verursacht unnötige Mehrkosten, die eine durchdachte Projektplanung und ein gezieltes Vorgehen wirksam zu verhindern helfen. Um die genauen Ziele zu ermitteln, die mit Hilfe der BI-Lösung erreicht werden sollen, hat es sich bewährt, zunächst die bestehenden Defizite ins Auge zu fassen. Sprich: Wo schmerzt es beim Reporting und Datenmanagement aktuell am meisten? Wo gibt es Prozessprobleme, wo einen zu hohen manuellen Aufwand, wo herrscht ein Mangel an aktuellen und integrierten Daten bzw. an entsprechenden Berichten? Gehen Sie bei der Bedarfsanalyse möglichst früh ins Detail! Es muss nicht nur geklärt werden, welche Kennzahlen benötigt werden, sondern auch, auf welcher Aggregatsebene und in welcher Aktualität. Insbesondere letzterer Punkt kann später entscheidende Auswirkungen auf das System haben. Und je früher die Wegrichtung klar ist, desto schneller können die richtigen Weichen bei der Systementwicklung gestellt werden. Für einen Kunden, für den eine besonders schnelle Zugriffszeit auf die Daten entscheidend war, haben wir zum Beispiel die Infrastruktur des Systems so aufgebaut, dass die Daten in halbstündigem Rhythmus aktualisiert werden, statt diese erst beim Zugriff extra zu erzeugen. Darüber hinaus sollte die Anforderungsanalyse Antwort darauf geben, anhand welcher Dimensionen (Kunden, Produkte, Regionen, Zeit etc.) die Daten analysiert werden sollen und welche Detailtiefe gewünscht wird. Gleiches gilt für die Fragen, welche Analyseperspektiven es gibt und wie diese in den Datenmodellen berücksichtigt werden können. Um diese Punkte erschöpfend zu klären, ist es unerlässlich, die Fachabteilungen von Anfang an ins Boot zu holen. Denn die wissen in der Regel am besten, von welchen Funktionalitäten, Reports etc. sie bei ihrer täglichen Arbeit am stärksten profitieren. Und: Klären Sie frühzeitig, wer in Zukunft welche Informationen erhalten soll. So kann das System bei Bedarf so aufgebaut werden, dass es einen öffentlichen und einen geschützten Bereich gibt, auf den z.B. nur die Entscheider des Unternehmens Zugriff haben. Schritt 2: Was habe ich?Die Entwicklung und Implementierung einer umfassenden BI-Lösung verursacht natürlich Kosten. Um unnötige Mehrkosten und Redundanzen zu vermeiden, sollte nach der Bedarfsermittlung eine übersichtliche Ist-Analyse stehen. Folgende vier Faktoren müssen hierbei einer genauen Betrachtung unterzogen werden:
Schritt 3: Was gibt es?Um sich einen Überblick zu verschaffen, welche Lösungen und Anbieter es gibt, und wer sich für das geplante Projekt als geeignet erweisen könnte, bietet sich auch heute noch der "altmodische" Weg über die gängigen Messen und Veranstaltungen an. Fach-Events wie die "BARC BI-Tagung" oder das "CeBIT BI-Forum" liefern wichtige Informationen darüber, wie BI-Systeme arbeiten und welche Werkzeuge und funktionalen Möglichkeiten es gibt.Auf welchem Weg auch immer: Grundsätzlich gilt es, sich vorab eine Übersicht über BI-Hersteller und ihre Produkte zu verschaffen. Neben den Angeboten der großen Softwarehersteller – IBM, Microsoft, Oracle und SAP – sollten sowohl die ausgewiesenen BI-Spezialisten wie SAS, Microstrategy und Cubeware sowie die neuen, innovativen Anbieter KXEN, Spottfire und Qlicktech geprüft werden. Gerade für Unternehmen, die eine weniger aufwändige Lösung anstreben, bieten darüber hinaus die Open Source-Produkte – beispielsweise von Pentaho und Jaspersoft – eine hochinteressant Alternative: Für gängige Anforderungen wie Standardberichtswesen, Web-Reporting, Ad-hoc-Analysen oder Datenintegration sind auch die Open Source-Produkte durchaus geeignet. Wenn ein Unternehmen bisher ein Berichtswesen mit Excel praktiziert hat, dann ist der Einsatz der Reporting-Services von Jaspersoft ein großer Fortschritt. Schritt 4: Wie gehe ich vor?Ob ein BI-Projekt zum Erfolg wird, hängt insbesondere vom Vorgehen ab. Grundsätzlich sollte man sich einer Lösung "top down" nähern also explizit an den Anforderungen der Fachbereiche ausrichten. Nur so kann eine nutzer- und damit nutzenorientierte BI-Lösung gewährleistet werden. Organisatorisch hängt der Erfolg auch davon ab, wie das Projekt im Unternehmen aufgehängt ist. Die Organisation, Verantwortung sowie das Management des Projektes sollte immer von einem Top Executive oder fachlichen Sponsor unterstützt werden. Dieser sollte nicht nur ein vollständiges Bild vom Unternehmen, den Zielsetzungen, Ergebnissen und Strategien haben, sondern auch über das Wissen verfügen, dieses Know-how in entsprechende Kennzahlen zu übersetzen.Eine Grundregel, die wir darüber hinaus bei jedem Projekt beherzigen ist 'Think big – start small'. Bei der Entwicklung einer BI-Lösung sollte das Unternehmen bzw. der Dienstleister immer das zukünftige Gesamtsystem im Blick haben und auf dieser Basis entsprechend die Weichen stellen. Die Entwicklung selbst aber sollte schrittweise in geschlossenen Zyklen erfolgen, um Teile des späteren Gesamtsystems frühzeitig nutzen zu können. Je früher Nutzen und Mehrwert deutlich werden, den eine professionelle BI-Lösung nicht nur dem Unternehmen, sondern vor allem auch dem einzelnen Mitarbeiter bringt, desto höher sind der Anreiz und die Motivation, das Projekt voranzutreiben. Die Priorisierung der einzelnen Teilprojekte erfolgt dabei anhand der vorab definierter Anforderungen sowie der Nutzenaspekte. Die unverrückbare Basis einer jeden BI-Lösung sind Daten. Deswegen gilt die Grundregel: Stellen Sie sicher, dass die benötigten Daten bezogen auf Ihre fachlichen Anforderungen zugeschnitten vollständig und korrekt vorliegen. Nur wenn hier Qualität und Konsistenz sichergestellt sind, kann das System auch die richtigen Ergebnisse liefern. Stets zu beachten sind darüber hinaus Flexibilität und Skalierbarkeit des Systems: BI-Lösungen sind niemals im landläufigen Sinne fertig. Sie werden vielmehr stetig ausgebaut, sei es nun in Hinsicht weiterer fachlicher Anforderungen, Fachbereichen, Anwendergruppen oder auch Datenquellen. Und: Kämpfen Sie nicht gegen Excel! Kein BI-Tool wird Excel jemals vollständig ersetzen. Setzen Sie stattdessen auf eine Koexistenz-Strategie: Überzeugen Sie die Anwender davon, dass die Nutzung von BI nicht direkt eine fundamentale Änderung der bestehenden Prozesse bedeutet. Die zahlreichen Excel-Lösungen können dabei als "fachliche Prototypen" wichtige Hinweise auf die notwendigen Analyse-Ebenen und -Dimensionen der künftigen BI-Lösung geben. Excel kann und soll weiterbestehen als dynamisches Reporting- und Auswertungswerkzeug. Nicht jedoch als Datenhaltungskomponente. Zweifellos einer der wichtigsten Schritte ist die Entscheidung für eine spezifisches Produkt sowie die Wahl eines geeigneten Implementierungspartners. Entscheidend hängt diese von den gegebenen Faktoren, sprich den existierenden Systemen, Prozessen sowie vom bestehenden internen Know-how ab. Die Auswahl erfolgt maßgeblich anhand des zuvor erstellten Anforderungskataloges. Wurde dieser inhouse erstellt, empfiehlt sich mindestens eine Überprüfung durch ein erfahrenes BI-Beratungshaus. Auf Basis der Anforderungen kann Ihnen ein erfahrener Partner schon frühzeitig eine Shortlist von zwei bis drei potenziellen Anbietern und Architekturen zusammenstellen, die die spezifischen Anforderungen erfüllen. Ein guter Integrationspartner zeichnet sich insbesondere durch einen umfangreichen Strategie- und BI-Implementierungshintergrund aus. Referenzen, Nachweise einer starken Methodologie, Referenz-Architekturen, Success Stories und Best Practices erweisen sich hier als hilfreiche Kriterien. Gehen Sie nicht zwingend davon aus, dass Ihr aktueller Partner stets die beste Wahl ist, sondern suchen Sie den Vergleich von Erfahrung und ggf. auch Branchen-Know-how verschiedener Beratungshäuser. Aber vergessen Sie bei alldem nicht Ihr Bauchgefühl: Nicht immer ist es sinnvoll, eine Entscheidung nach ausschließlich kaufmännischen Gesichtspunkten zu treffen. Um eine professionelle BI-Lösung zu entwickeln, anzupassen und zu implementieren, ist neben dem fachlichen Know-how und der Erfahrung vor allem auch eine gut funktionierende Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Dienstleister unerlässlich. Fragen Sie sich deshalb: Kann ich mir eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem Implementierungspartner vorstellen? Hat ein Unternehmen dann – ob mit oder ohne Unterstützung eines BI-Beratungshauses – die Produktauswahl getroffen, gilt es nichts zu überstürzen. Vor der endgültigen Entscheidung für ein Produkt sollte für drei bis fünf Tage eine Testinstallation vor Ort vorgenommen werden. Wichtig: Für diese intensive Prüfung müssen die Inhouse-Verantwortlichen in IT und Fachbereichen unbedingt die notwendige Zeit einplanen. Schritt 5: Wie sichere ich den langfristigen Erfolg?Zu guter Letzt: Betrachten Sie die Umsetzung einer BI-Lösung nicht ausschließlich als ein Projekt, sondern als eine Reise zur nachhaltigen Realisierung Ihrer Geschäftsziele. Genauso wie Ihre geschäftlichen Anforderungen nahezu täglichen Änderungen unterliegen, gilt dies ebenso für Ihre BI-Umgebung. Im laufenden Betrieb muss neben der fachlichen Vollständigkeit regelmäßig das Change-Management unterstützen – und zwar nicht im Sinne des "lästigen Übels", sondern der Chance, schnell reagieren bzw. agieren zu können. Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist hier die strikte Trennung zwischen Projekt und Betrieb (bspw. durch klare Release-Zyklen).Ein interessanter und vielversprechender Weg, das System weiter zu optimieren, ist es, regelmäßig zu messen, welche Daten wie oft abgerufen und welche Funktionen tatsächlich von den Mitarbeitern genutzt werden. Eine Lösung, die flexibel und skalierbar konzipiert wurde, kann im Weiteren genau an die sich verändernden Bedürfnisse der Nutzer angepasst werden. Und damit langfristig mit dem Unternehmen wachsen. 03/2010, Mark Zimmermann
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