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Drei Schritte auf dem Weg zu Unified Communications
Gerade jetzt, in Zeiten einer nach wie vor angespannten Wirtschaftslage, müssen Unternehmen Wandlungsfähigkeit beweisen. Immer nachdrücklicher verlangt das Management vieler Firmen mehr Flexibilität, Kosteneffizienz und Produktivität. Auf der anderen Seite erweitert sich der Arbeitshorizont der Mitarbeiter kontinuierlich durch die Zusammenarbeit in immer größeren Netzwerken sowie über Cloud-basierte Webseiten wie Salesforce.com, soziale Medien wie Xing oder unternehmensweit verfügbare Wikis. Die Konsequenz beider Entwicklungen: Unternehmen erwarten immer mehr von ihren ITK-Services. Unified Communications: der Business CaseHeute teilen sich Kommunikationstechnologien vor allem auf zwei Bereiche auf: das Telefon und den Rechner. Die bislang mangelnde Integration zwischen klassischer Telefonie und Datennetzwerken sowie die disparate Einführung von Anwendungen wie Web Conferencing oder Instant Messaging bereiten den IT-Abteilungen in den Unternehmen einiges Kopfzerbrechen. Das betrifft vor allem komplexe Prozesse, die auf separaten und nicht miteinander verbundenen Kommunikationsapplikationen beruhen. Dazu kommen die Kosten für die Anschaffung und Wartung zweier unterschiedlicher, dennoch gleichermaßen komplexer Infrastrukturen.Ein möglicher Lösungsansatz ist es, über eine zentrale Schnittstelle gleichermaßen den Zugang zu Mitarbeitern und Informationen zu realisieren. Dazu müssen Computer, Applikationen und Telefone in der Lage sein, miteinander zu kommunizieren. Viele IT-Manager haben Unified Communications bereits ins Auge gefasst. Laut einer Umfrage von IDC von Februar 2009, bei der die CIOs von Unternehmen in Europa befragt wurden, stehen Business Continuity und die Integration von IT und Kommunikationssystemen ganz oben auf der Prioritätenliste. 52 Prozent der Umfrageteilnehmer verfolgen bereits eine kombinierte IT- und Kommunikationsstrategie. Die Migration zu Unified CommunicationsUnified Communications-Lösungen haben heute das Potenzial, ähnlich revolutionäre Folgen für das Wirtschaftsleben zu haben wie E-Mail in den 1990er-Jahren – vorausgesetzt, sie werden konsequent umgesetzt. Eine erfolgreiche Unified Communications-Strategie ist in der Lage, interaktiven Prozessen im Unternehmen eine völlig neue Qualität zu verleihen, Prozesse effizienter und den Betrieb insgesamt wettbewerbsfähiger zu machen. Der Weg zur erfolgreichen Nutzung von Unified Communications lässt sich im Großen und Ganzen in drei Schritten zurücklegen.Erster Schritt: Konvergenz Eine Unified Communications-Lösung kann nicht zufriedenstellend funktionieren, wenn das zugrunde liegende Netzwerk entweder nicht die erforderliche Qualität aufweist oder schlecht auf die neuen Lösungen abgestimmt ist. Merkliche Positiveffekte rücken damit in weite Ferne. Daher muss der erste Schritt bei der Migration zu Unified Communications die Implementierung eines konvergenten Daten- und Sprachnetzwerks sein. So können die Unternehmen nicht nur von der höheren Leistung des Netzwerks an sich profitieren, sondern auch allgemein ihre Produktivität erhöhen, indem sie Kapazitäten in Echtzeit abrufen und externe Mitarbeiter besser einbinden können. Zweiter Schritt: Applikationen Ist die Konvergenz von Voice- und Datennetzen gewährleistet, sollten Unternehmen als nächstes die Vielzahl verfügbarer Applikationen prüfen und entscheiden, welche davon integriert werden können, um die Produktivität zu erhöhen. Dazu gehören unter anderem Instant Messaging, Unified Messaging, Präsenzfunktionen sowie Web- und Videokonferenzen. Um den maximalen Nutzungsgrad einer Unified Communications-Lösung zu gewährleisten, müssen die IT-Beauftragten in jedem Fall eine Priorisierung der verschiedenen Anwendungen auf Basis der Geschäftsprozesse vornehmen. Dann verfügen sie über ein klar gegliedertes System verschiedener Funktionalitäten, das als wichtiges Hilfsmittel für eine bessere Gesamtleistung des Unternehmens fungieren kann – ein klarer Wettbewerbsvorteil. Dritter Schritt: Harmonisierung Nach Schritt eins und zwei sollte als dritter die Harmonisierung des gesamten Kommunikationsprozesses folgen. Dieser Schritt geht weit über die ITK-Technologie hinaus. Im Wesentlichen geht es dabei um die Entwicklung neuer Methoden zur Optimierung nutzer- und geschäftsbezogener Prozesse sowie die generelle Neudefinition von Geschäftsprozessen mittels der Integration der beschriebenen Applikationen. Unterstützung durch einen kompetenten PartnerDurch Unified Communications haben europäische Unternehmen die Chance, ihr Geschäft effektiv zu transformieren. Die Implementierung einer entsprechenden Strategie bewirkt eine fundamentale Veränderung der Art und Weise, wie ein Unternehmen funktioniert – und ermöglicht auf diesem Weg Kosteneinsparungen, eine spürbar bessere Kundenorientierung, eine höhere Produktivität wie auch eine kontinuierlichere, nahtlose Zusammenarbeit auf allen Ebenen. Bei der Entwicklung und Adaption von Unified Communications ist ein starker Partner von größtem Nutzen. COLT etwa unterstützt seine Kunden bei jedem Schritt der Migration zu Unified Communications – immer mit dem Ziel, das Businessumfeld des Kundenunternehmens deutlich interaktiver und zugänglicher werden zu lassen.Unified Communications in der Praxis: einige Beispiele 8 Uhr morgens: Die Sales Managerin erreicht das Münchner Büro ihres Unternehmens. Eigentlich arbeitet sie in London, aber heute steht ein Abstecher nach Deutschland auf dem Programm. Jetzt gilt es, sich im fremden Büro einen provisorischen, aber vollwertigen Arbeitsplatz einzurichten. Dazu installiert sie schnell einen so genanten "Hot Desk", an dem ihr alles zur Verfügung steht, was sie zum Arbeiten braucht. So registriert sie sich beispielsweise einfach auf dem IP-Telefon, um es genauso zu nutzen wie in ihrem eigenen Büro. Selbstverständlich werden sämtliche ankommenden Anrufe von dort nach München umgeleitet. 9 Uhr morgens: Die Sales Managerin organisiert eine Telefonkonferenz im Internet, an der das gesamte, über halb Europa verteilte Team teilnimmt. Die Teilnehmer arbeiten gemeinsam an einem Dokument, das von einem Teammitglied in Barcelona in Echtzeit aktualisiert wird. 10.30 Uhr morgens: Die Sales Managerin reist weiter zu einem Kundenmeeting in Stuttgart. Auf dem Weg zum Flughafen ist sie per Mobiltelefon erreichbar – und das nicht nur für jene, die ihre Handynummer kennen. Dank des Eine-Rufnummer-Konzepts ist sie vollständig in die Kommunikationsinfrastruktur ihres Unternehmens eingebunden und hat nur eine einzige Nummer für den Mobil- und den Büro-Festnetzanschluss einschließlich IP PBX-Funktionen für das Mobiltelefon. 01/2010, Nils Garbisch
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