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Zahlungsabwicklung: Outsourcing als attraktive Alternative
Soviel ist klar: Die Abwicklung von Zahlungen ist bei der Kundenpflege ein absolutes Kernthema. Beide Seiten, das Unternehmen und der Kunde, wollen hier vor allem zwei Dinge: Zuverlässigkeit und Transparenz. Die Beträge sollen pünktlich zum festgelegten Zeitpunkt fließen – und zwar stets korrekt berechnet und jederzeit nachvollziehbar. Mehr und mehr Unternehmen wollen sich nicht mehr durch aufwendige Zahlungsprozesse hemmen lassen. Sie übergeben diese Aufgabe einem verlässlichen Dienstleister, der das Verfahren weitgehend automatisiert.
Die Grenzen des Outsourcings haben sich verschoben
Gerade in der Wirtschaftskrise erkennen und nutzen viele Unternehmen immer mehr Möglichkeiten, die eigenen Ressourcen zu schonen und Kosten zu reduzieren. Konsequentes Outsourcing entlastet die Manager in Unternehmen von operativen Aufgaben, so dass neue Freiräume für konzeptionelles und zukunftsorientiertes Arbeiten entstehen. Doch nicht nur kommerzielle Unternehmen profitieren davon, Routineaufgaben in die Hände externer Dienstleister zu legen. Auch die Schatzmeister von Verbänden sowie ehrenamtlich tätige Personen in Vereinen, Parteien und Clubs erkennen zunehmend das große Potenzial. Wachsende Bedeutung gewinnt die Auslagerung von Standardprozessen auch für Fitnessclubs sowie insbesondere für Hochschulen. Die externe Abwicklung von Zahlungsprozessen in Verbindung mit einer Konten- und Kundenverwaltung und einem vorgerichtlichen Mahnverfahren spielt dabei eine immer wichtigere Rolle.
Automatische Verfahren bei Zahlung und Nicht-Zahlung
Speziell für viele Vereine, Parteien und Hochschulen stellt das Einziehen von Mitgliedsbeiträgen eine enorme Belastung dar, die erhebliche Ressourcen bindet. Da die Zahlungsmoral allgemein gesunken ist, wird neben der standardisierten Verarbeitung von Überweisungen besonders auch die vollautomatische Versendung von Mahnungen zu einem zentralen Thema. Hinzu kommt, dass auch die Bereitschaft für ehrenamtliche Tätigkeiten abgenommen hat. Deshalb haben gerade Clubs und Vereine immer häufiger Probleme, ihre Zahlungsabwicklung zuverlässig durchzuführen. Dabei gibt es zuverlässige Partner, die eine sehr hohe Transparenz schaffen und sich auf diese Kernthemen spezialisiert haben – und ein solches Outsourcing ist häufig gar nicht so kostspielig wie zunächst angenommen.
Individuelle Anpassung aller Verfahrensschritte
Eine voll automatisierte Zahlungsabwicklung ist dabei keineswegs starr: Sie kann ganz individuell an das Unternehmen oder den Verein beziehungsweise an jeden einzelnen Kunden oder jedes Vereinsmitglied angepasst werden. Die automatische Zahlungsabwicklung bietet hohe Flexibilität und vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten – etwa für wechselnde Einzugstermine, für unterschiedliche Beiträge und für Gebührensätze in verschiedener Höhe. Auch Mahnzyklen, die automatische Weitergabe an ein Inkasso-Unternehmen oder Forderungsabtretungen können ganz individuell justiert werden. Auch stellt es kein Problem dar, Abrechnungen oder Mahnungen bei besonderen Umständen manuell nachzubearbeiten.
Zusammengefasst ergibt sich für die automatische Zahlungsanbindung also folgendes Leistungsspektrum:
Erstellung von Abrechnungen, Rechnungen mit digitaler Signatur und Mahnungen
Lastschrifteinzug von einzelnen Rechnungsposten
Lastschrifteinzug des Gesamtsaldos
Berücksichtigung von Überweisungen
Berücksichtigung von Bareinzahlungen
Einbindung von Mahngebühren
Einbindung von Rücklastschriftgebühren
Einbindung von individuellen Gebühren
Inkassoabgabe
Fazit: Kopf frei für die wirklich wichtigen Dinge
Die Zahlungsabwicklung zu automatisieren und einem professionellen Dienstleister zu übergeben, stellt für viele Unternehmen, Vereine oder Verbände eine sinnvolle Entlastung dar. Je effizienter und transparenter eine Organisation ihre Zahlungsvorgänge gestaltet, umso gezielter kann sie sich mit ihren eigentlichen, strategischen Herausforderungen auseinandersetzen. Und auch finanziell ist eine solche Zahlungsanbindung in den meisten Fällen vernünftig: In den letzten Jahren hat sich die Auslagerung der Zahlungsabwicklung bei einer Vielzahl von Unternehmen durch die stark verkürzten und automatisierten Reaktionszeiten schnell bezahlt gemacht.01/2010, Andreas Borrmann
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