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ROI-basierte Auswahl von ERP-Systemen (III)
Softwaregestützte ROI Analyse
Für eine Bewertung der Nutzenpotenziale der Einführung eines ERP-Systems erscheint es überaus sinnvoll, den im zweiten Teil des Artikels aufgezeigten Weg zur Quantifizierung der Potenziale über ein Software-Tool zu realisieren. Eine softwaregestützte Analyse minimiert den Aufwand und liefert verlässliche Ergebnisse, die folglich als Basis für eine Investitionsentscheidung dienen.
Abb. 1 beschreibt die Vorgehensweise zur Bewertung der Wirtschaftlichkeit einer ERP-Einführung mit Hilfe eines eigens dafür konzipierten Software-Tools. Rechteckige Elemente stellen die Arbeitsschritte dar, die für eine softwaregestützten Wirtschaftlichkeitsbewertung durchzuführen sind. Diese Schritte erfordern Eingaben seitens des Benutzers. Ellipsen hingegen repräsentieren Zwischen- und Endergebnisse.
Abb. 1: Vorgehensmodell der softwaregestützten Wirtschaftlichkeitsanalyse
Am Anfang einer Potenzialanalyse muss zunächst der Untersuchungsbereich genauer bestimmt werden. Die Praxis zeigt, dass dabei eine zielorientierte Vorgehensweise sinnvoll ist. Das Erreichen der Unternehmensziele kann durch unterschiedliche Funktionen eines ERP-Systems verbessert werden. Die Betrachtung ausgewählter Zielgrößen ermöglicht somit eine Eingrenzung des Untersuchungsbereichs auf die jeweils relevanten ERP-Funktionen und Geschäftsprozesse.
Die Berücksichtigung der unternehmensspezifischen Gegebenheiten in der Analyse erfolgt durch die entsprechende Anpassung der Parameter des Software-Tools. Im Bereich Stammdaten sind dazu einige Angaben zu Kundenaufträgen, Personal sowie Maschinen und Anlagen erforderlich. Auf diese Weise können verschiedene Anwendungsfälle und Szenarien abgebildet werden. Diese Funktionalität des Software-Tools ermöglicht die individuelle Zusammenstellung des Analysebereichs.
Für die Durchführung der Wirtschaftlichkeitsanalyse selbst ist eine fragebogengestützte Vorgehensweise vorteilhaft. Ziel der Analyse ist es, durch präzise Fragestellungen, die auf die jeweilige ERP-Funktion und den entsprechenden Anwendungsfall abgestimmt sind, möglichst exakte Aussagen zu den realisierbaren Potenzialen zu generieren.
Bereiche der Potenzialermittlung am Beispiel:
| Aufträge |
"Wie viel Wartezeit im Auftragsdurchlauf lässt sich durch die Möglichkeit der Werkerselbstprüfung an Prüfstationen bzw. den Maschinenterminals und die elektronische Bereitstellung der Prüfdokumente vermeiden?"
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| Maschinen und Anlagen |
"Wie viel Stillstandszeit bei Maschinen und Anlagen kann durch eine automatische Maschinenbelegung unter Anwendung definierbarer Planungsstrategien und Prioritätsregeln vermieden werden?"
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| Personal |
"Wie viel Zwangspausenzeit lässt sich durch die simulative Einplanung von Aufträgen vermeiden?"
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| Zeitunabhängige Kosten |
"Wie viel Kosten, z.B. für Vertragsstrafen, können durch die automatische Überwachung der Termintreue vermieden werden?"
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Bezugsobjekt für die Ermittlung zeitabhängiger Potenziale sind zum einen Kundenaufträge, zum anderen die für die Bearbeitung der Aufträge benötigten Ressourcen. Allerdings ist kaum zu erwarten, dass so erreichte zeitliche Einsparungen stets vollständig in die unternehmerische Wertschöpfung einfließen. Spezielle Korrekturfaktoren des Tools erlauben deshalb eine entsprechende Gewichtung bei der monetären Bewertung der Zeitanteile.
Neben den zeitinduzierten Potenzialen werden auch die durch den Einsatz einer ERP-Lösung realisierbaren Verbesserungen bei den nicht zeitabhängigen bzw. kalkulatorischen Kosten abgefragt.
In Bezug auf die Nutzung einzelner Ressourcen ermöglicht die Erfassung der entsprechenden Zeitanteile eine monetäre Bewertung der Ressourcenbindung. (Abb. 2) Dafür sind die Anteile von Nutzung bzw. Nichtnutzung der betrachteten Ressourcen zu unterscheiden, die jeweils über die Stundensätze der maschinellen bzw. personellen Ressourcen in Euro und Cent exakt bewertet werden. Auf Basis der detailliert erfassten Zeitanteile werden außerdem fundierte Aussagen über Verbesserungspotenziale in Bezug auf Produktivität und Auslastung möglich.
Abb. 2: Zeitbasierte Potenziale
Als zweite, direkt erfassbare Größe sind Einsparungen bei den nicht zeitabhängigen Kosten von Interesse. In dieser Kategorie werden beispielsweise Potenziale im Bereich der Kosten für Material oder Betriebsmittel erfasst. Außerdem sind kalkulatorische Kosten zu berücksichtigen, wie sie z.B. aus der Bindung finanzieller Ressourcen in hohen Umlaufbeständen hervorgerufen werden.
Die Vielfalt möglicher Funktionen und Anwendungsfälle führt natürlich zu einer Vielzahl unterschiedlicher Fragestellungen. Um die Potenziale dennoch präzise erheben zu können, werden zur Bewertung außerdem verschiedene Bezugsperioden heran gezogen. Neben Zeiteinheiten, wie Arbeitstag, Woche oder Jahr bietet sich dafür auch der einzelne Kundenauftrag als Bezugsgröße an. So lassen sich die Potenziale als Einsparungen pro Zeiteinheit bzw. pro Auftrag quantifizieren. Die Normierung der individuellen Bezugsgrößen wird durch die Software sichergestellt.
Qualitative Bewertung
Die innerhalb der Potenzialanalyse abgefragten Funktionen sollten für den konkreten Anwendungsfall auch einer qualitativen Bewertung unterzogen werden. Hier soll jedoch nicht der Versuch unternommen werden, nur mittelbar wirkende Potenziale mit Hilfe methodisch fragwürdiger Ansätze in Euro und Cent umzurechnen. Daher bietet das Tool eine Funktion zur Benotung der Relevanz der abgefragten ERP-Funktionen in Bezug auf die Erreichung der nicht monetär erfassbaren Zielgrößen, wie Transparenz, Flexibilität oder die Erfüllung externer Anforderungen.
Als vorteilhaft erwies sich hier die Verwendung einer Bewertungsskala mit geradzahliger Abstufung, um so der natürlichen Tendenz zur wenig aussagekräftigen Auswahl des neutralen Mittelwerts entgegen zu wirken. Bei der Auswertung können die Einzelwertungen so zu Relevanzkennwerten für das Gesamtsystem, aber auch für einzelne Komponenten bzw. Module zusammengefasst werden.
Bestimmung der Nutzeneffekte der ERP-Einführung
Auf Grundlage der ermittelten Einzelpotentiale, der Stammdaten und der unternehmensabhängigen Korrekturfaktoren bewertet das Software-Tool den erzielbaren Nutzen durch die Einführung eines ERP-Systems.
Neben den monetär in Euro und Cent ausweisbaren Potentialen werden auch die möglichen Verbesserungen in Bezug auf die Erreichung der ausgewählten Zielgrößen aufgezeigt, wie z.B. Auftragsdurchlaufzeit, Produktivität und Auslastung der betrachteten Ressourcen.
Sämtliche Analyseergebnisse werden dabei sowohl auf der Ebene des Gesamtsystems als auch auf Modulebene ausgewiesen, sodass im Rahmen der ERP-Einführung beispielsweise diejenigen Module mit dem größten zu erwartenden Nutzen bestimmt werden können.
Bewertung der Wirtschaftlichkeit
Die softwaregestützte Potenzialanalyse gestattet eine fundierte Quantifizierung des Nutzens einer ERP-Einführung.
Die ermittelten Einsparungen gelten nicht nur punktuell für den Ausgangszustand, sondern wirken sich auf die gesamte Nutzungsdauer des ERP-Systems aus. Daher werden diese kontinuierlichen Einsparungen im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung mit berücksichtigt.
Ebenso fließen die finanziellen Aufwendungen für die Initialinvestition und den laufenden Systembetrieb in die finale Betrachtung der Kosten-Nutzen-Relation mit ein.
Die Betriebswirtschaft stellt eine Reihe von Kennzahlen zur Bewertung des wirtschaftlichen Vorteils von Investitionen bereit. Diese werden bei der Potentialanalyse durch das Software-Tool mit einbezogen. So werden auch finanzwirtschaftliche Kennzahlen, wie Return on Investment, Amortisationsdauer, Net Present Value und Internal Rate of Return mit auswiesen. Derartige Bewertungen können entweder auf Basis der initialen Investitionskosten oder als ganzheitliche Betrachtung im Sinne des TCO-Ansatzes vorgenommen werden.
Weitere Autoren zu diesem Fachartikel:
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Marcus Lindemann ist Geschäftsführer der alvalis GmbH und Spezialist für die toolgestützte Wirtschaftlichkeitsbewertung von IT-Systemen und Services. |
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Simone Schmid arbeitet als wissenschaftliche Mitarbeiterin am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government der Universität Potsdam.
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11/2007, Prof. Dr.-Ing. Norbert Gronau
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