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Online-Rechnungen - Teil II
In unserer vierteiligen Artikelreihe befassen wir uns eingehend mit dem richtigen Umgang mit Online-Rechnungen. Mit der Digitalisierung der Geschäftsprozesse ergibt sich eine Reihe von Herausforderungen für das Unternehmen. Hier geht es u. a. um rechtliche und steuerliche Aspekte, aber auch um die digitale Signatur und die Archivierung digitaler Rechnungen.
Der zweite Teil der Serie widmet sich ausführlich der digitalen Signatur. Wie lässt sich erkennen, ob eine digitale Rechnung überhaupt signiert ist und wie kann man herausfinden, ob diese Signatur rechtlich gültig ist?
Teil II: Die Überprüfung der digitalen Signatur
Die digitale Signatur soll Rechtssicherheit im virtuellen Geschäftsverkehr schaffen – das ist ihr Zweck, und die Idee der Gesetzgeber als solche ist gut. Der Aufwand und das Risiko bei ihrem Einsatz scheint aber für viele Unternehmen zu hoch. Doch es gibt auch einfache Lösungen.
Wenden wir uns heute der häufig gestellten Frage zu, was vom Empfänger nach dem Eingang von Online-Rechnungen via E-Mails zu tun ist. Der erste Schritt besteht darin zu prüfen, ob die Rechnung überhaupt unterzeichnet ist.
Da es eine weit verbreitete Methode ist, Dokumente, die zwischen unterschiedlichen Systemen ausgetauscht werden, im Portable Document Format (PDF) zu erstellen und zu versenden, werden auch Online-Rechnungen zumeist in diesem Format an eine Begleitmail angehängt. Öffnen und lesen lassen sich PDF-Dateien zum Beispiel mit dem kostenlosen Adobe Reader. Um zu erkennen, ob eine Rechnung über eine vom Gesetzgeber anerkannte Signatur verfügt, muss der Empfänger über den Adobe Reader in einer Version ab 7.0 verfügen – es kann also zunächst eine Aktualisierung des Programms erforderlich sein.
Wenn Sie PDF-Dokumente mit dem Reader öffnen, erscheinen links am Rand mehrere Symbole (Icons) oder Reiter. Eines der Symbole bzw. einer der Reiter steht für "Unterschriften". Fehlt dieses Symbol bzw. der Reiter, ist das Dokument auch nicht unterzeichnet. In diesen Fällen empfiehlt es sich, ohne Verzug vom Rechnungsaussteller Rechnungen in Papierform zu verlangen, bis dieser über die gesetzlich vorgeschriebene Signatur verfügt. Das gilt natürlich vor allem dann, wenn die Vorsteuer aus den Rechnungen beim Finanzamt geltend gemacht werden soll.
Beim Anklicken des Symbols bzw. des Reiters "Unterschriften" werden die Informationen zur Unterschrift angezeigt – die Gültigkeit der Signatur erkennen Sie an einem grünen Haken, die Ungültigkeit an einem roten Warnkreuz und die Fragwürdigkeit der Gültigkeit an einem Fragezeichen.
Signatur "verifizieren"
Bis zu diesem Zeitpunkt ist lediglich ersichtlich, dass die Online-Rechnung unterschrieben wurde. Doch ob die Rechnung auch innerhalb des Zeitraums erstellt wurde, in dem die Signatur laut Zertifikat gültig ist, weiß man damit noch nicht. Die Gültigkeit des Zertifikats muss deshalb verifiziert werden. Und ab hier scheint die Sache mit der Prüfung von Online-Signaturen kompliziert, denn für das Verifizieren digitaler Unterschriften bleiben nur wenige Möglichkeiten:
- Geeignete Prüfsoftware anschaffen
- Prüfmöglichkeiten des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt nutzen oder
- den Prüf- und Dokumentationsprozess von Online-Diensten vornehmen lassen.
Eine kostenlose und unabhängige Prüfsoftware für Kaufleute, die eher wenige Online-Rechnungen erhalten, bietet beispielsweise die Berliner Secrypt GmbH mit dem Digiseal-Reader. Die Software erzeugt automatisiert eine Prüfdokumentation inklusive Zeitstempel, die den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführungssysteme (GoBS) und zur Durchführung der Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) für signierte Rechnungen entspricht. Laut Hersteller ist die Verifikation über die wichtigsten akkreditierten Zertifizierungsdienstanbieter hinweg möglich.
Einige Unternehmen, die Online-Rechnungen mit digitaler Signatur versenden, bieten ihren Kunden die meist kostenfreie Signaturerkennung und -prüfung über einen Online-Signatur-Prüfservice ihres eigenen Signaturanbieters an. Der Rechnungsempfänger benötigt zur Prüfung außer einem Internetzugang keine eigene Infrastruktur, die Prüfung erfolgt vollautomatisch, es wird ein GDPdU-/ GoBS- konformes Prüfprotokoll erstellt - in der Regel inklusive Zeitstempel. Der große Nachteil: Der Rechnungsempfänger kann diesen Service ausschließlich zur Prüfung von Signaturen dieses Signaturanbieters nützen.
Ganz ohne Software-Installation können Signaturen unabhängig vom Signaturanbieter zum Beispiel online über die Signatur-Check-Funktion auf www.signaturportal.de verifiziert werden. Die Konditionen des Anbieters sind attraktiv, die Registrierung ist kostenlos und einfach, und wer einfach nur mal den gut beschriebenen Verifizierungsprozess mit einer Online-Rechnung durchspielen will, kann dies auch kostenlos und anonym tun. Bei der kostenlosen Prüfung erscheint das Verifikationsergebnis jedoch nur auf dem Bildschirm. Möchte man ein GoBS/GdPdU- konformes Prüfprotokoll inklusive Zeitstempel zum Download für die Archivierung, entstehen geringe Kosten. Das Angebot des Dienstes umfasst neben der Verifizierung und Generierung digitaler Signaturen die Möglichkeit, ein E-Mail-Konto einrichten und alle Online-Eingangsrechnungen von Lieferanten dorthin leiten zu lassen. Dann geschieht die Verifizierung nach dem Eingang der Rechnungen ganz automatisch, ebenso die Erstellung des Protokolls. Beides wird mit der eingegangenen Rechnung des Geschäftspartners verknüpft und an die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers weitergeleitet.
Die E-Mail, mit der die Rechnung gekommen ist, die Rechnung selbst und das Verifikationsprotokoll inklusive Zeitstempel sind als steuer- und handelsrechtliche Dokumente über 10 Jahre in elektronischer Form, geschützt vor nachträglichen Manipulationen, zu archivieren - darüber mehr in den nächsten Folgen unserer Serie.
Mit freundlicher Unterstützung der PRO:FIT Wirtschaftszeitung des Südkurier Medienhaus.08/2007, Marc Weyhing
| | Marc Weyhing ist Mitinhaber des auf Informations- und Dokumenten-Management sowie die Digitale Betriebsprüfung spezialisierten Beratungsunternehmens poolworxx und berät als unabhängiger Technologiecoach zu Fragen beim Einsatz moderner IT-Werkzeuge.
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