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Online-Rechnungen - Teil I
In unserer vierteiligen Artikelreihe befassen wir uns eingehend mit dem richtigen Umgang mit Online-Rechnungen. Mit der Digitalisierung der Geschäftsprozesse ergibt sich eine Reihe von Herausforderungen für das Unternehmen. Hier geht es u. a. um rechtliche und steuerliche Aspekte, aber auch um die digitale Signatur und die Archivierung digitaler Rechnungen.
Der erste Teil der Serie geht auf die Sicherung des Vorsteuerabzugs und auf die rechtssichere Archivierung digitaler Rechungen ein.
Teil I: Der Vorsteuerabzug und das Problem der Archivierung
Es ist bequem, es spart Zeit, es ist weitgehend sicher – und Millionen Menschen weltweit tun es: Einkaufen im Internet. Doch was für Endverbraucher von Vorteil ist, gilt nicht automatisch auch für Geschäftsleute.
Rechnungen sind als Belege für die Buchhaltung fester Bestandteil des Geschäftsalltags. Bereits seit einigen Jahren werden sie auch zwischen Kaufleuten bevorzugt im Word- oder PDF-Format per E-Mail verschickt – vor allem dann, wenn Ein- und Verkäufe von Waren oder Dienstleistungen zuvor via Internet getätigt wurden. Die Zustellung der Online-Rechnungen lohnt sich vor allem für den Versender, denn der spart dabei Papier, Tinte, Porto und – Zeit.
Sicherung des Vorsteuerabzugs
Was viele Empfänger jedoch nicht wissen: die wenigsten Online-Rechnungen entsprechen den hohen Anforderungen des Steuergesetzgebers. Will der Rechnungsempfänger, weil er als Kaufmann dazu berechtigt ist, die in der Rechnungssumme enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen, kann ihm das Finanzamt dies verweigern. Denn nur eine Rechnung, die mit mindestens einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist, berechtigt den Empfänger gemäß § 14 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz zum Vorsteuerabzug. Ob es sich um eine wie vom Gesetzgeber vorgeschriebene Signatur handelt, und ob das Zertifikat derjenigen Stelle, die eine solche Signatur vergeben darf, gültig ist, muss der Empfänger eigenständig prüfen – und den Prüfvorgang protokollieren.
Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug
- Die Signatur muss geprüft und das Ergebnis der Prüfung dokumentiert werden.
- Der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung muss protokolliert werden.
- Das übermittelte, verschlüsselte Dokument muss im Originalzustand jederzeit überprüfbar sein.
- Die verschlüsselte, die entschlüsselte Rechnung, sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung und die Prüfprotokolle müssen GOBS-konform aufbewahrt werden.
Erfüllen Unternehmen diese Anforderungen nicht, hat der Fiskus das Recht, Vorsteuerabzüge aus Eingangsrechnungen vergangener Jahre zurückzufordern. Damit ist der Rechnungsempfänger praktisch gezwungen, ein elektronisches Archiv zu betreiben.
Problem der Archivierung
Das ist nicht ganz einfach, weshalb es gängige Praxis ist, die eingehenden Online-Rechnungen auszudrucken und zu behandeln wie andere Eingangsrechnungen und steuerrelevante Belege, die auf Papier auf dem traditionellen Postweg ins Unternehmen kommen. Zwar kann weiterhin eine Kopie für die Buchhaltung oder den Belegordner ausgedruckt werden - steuerlich relevant ist aber das elektronisch eingegangene Original. Das Original einer digital erstellten und versandten Rechnung muss seit Januar 2002, entsprechend der AO (Abgabenordnung) und den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), zusammen mit dem Ergebnis der Signaturüberprüfung und deren Protokollierung über die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren archiviert werden – also in digitaler Form.
Das Problem dabei: den gesetzlichen Vorschriften und technologischen Anforderungen der digitalen Langzeitspeicherung genügen in der Regel weder gängige E-Mail- noch Datei-Systeme - zur rechtskonformen Aufbewahrung von Dokumenten sind diese auf Dauer deshalb nur bedingt geeignet. Unternehmen müssen also ihre EDV an die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen anpassen, um auch in Zukunft einen Vorsteuerabzug aus elektronisch übermittelten Rechnungen geltend machen zu können.
Jeder Kaufmann sollte angesichts der hohen Überprüfungs- und Archivierungsanforderungen, denen er als Empfänger von Online-Rechnungen nachkommen muss, sorgsam überlegen, ob er die Zustellung digitaler Rechnungen als E-Mail-Anhänge von seinen Lieferanten akzeptiert. Schließlich muss er damit rechnen, dass das Finanzamt den Abzug der Vorsteuer aus Online-Rechnungen nicht akzeptiert. Das kann passieren, wenn die Identität des Absenders nicht zweifelsfrei festgestellt werden kann oder auch, weil der Rechnungsempfänger das vorgeschriebene Prüf- und Archivierungsprocedere nicht eingehalten hat. Im schlimmsten Fall drohen dann Rückforderungen über mehrere Jahre hinweg – und das kann mitunter die Liquidität eines Unternehmens gefährden.
Technische Hilfsmittel für die Archivierung
Wer als Kaufmann also die Vorteile des elektronischen Geschäftsverkehrs ohne Sorge vor Folgeschäden für sich nutzen möchte, sollte in ein rechtskonformes elektronisches Archivsystem investieren. Voraussetzung dafür, dass sich diese Investition rechnen wird, ist ein Konzept, das als Basis für die Auswahl einer solchen Lösung dient. Denn ein DMS- oder Archivierungssystem sollte nicht nur den gesetzlichen Vorschriften standhalten – es muss vor allem einfach in der Handhabung sein, nur dann stimmt letztlich das Preis-/ Leistungsverhältnis. Und nur dann, wenn es auch richtig und regelmäßig eingesetzt wird, erfüllt es seinen wichtigsten Zweck: steuerrelevante Daten vor einem unbeabsichtigten Datenverlust, einer Datenbeschädigung oder einer Veränderung der Daten durch Dritte zu schützen.
Wem der richtige Umgang mit Online-Rechnungen doch zu aufwändig oder kompliziert erscheint und wer gegenwärtig nicht in den Aufbau eines digitalen Archivs investieren will, sollte mit seinen Lieferanten schriftlich die Zustellung der steuerrelevanten Originalrechnungen per Post vereinbaren.
Denn eines ist sicher: es wird noch einige Zeit dauern, bis alle, die das Internet für Geschäfte zwischen Kaufleuten (B2B-Commerce) nutzen, über die vorgeschriebene qualifizierte digitale Signatur und rechtskonforme Archive verfügen.
Im zweiten Teil der Artikelreihe erfahren Sie nächste Woche, wie Sie feststellen können, ob der Absender über eine qualifizierte digitale Signatur und ein gültiges Zertifikat verfügt und, wie Sie das Prüfergebnis rechtskonform dokumentieren können.
Mit freundlicher Unterstützung der PRO:FIT Wirtschaftszeitung des Südkurier Medienhaus.08/2007, Marc Weyhing
| | Marc Weyhing ist Mitinhaber des auf Informations- und Dokumenten-Management sowie die Digitale Betriebsprüfung spezialisierten Beratungsunternehmens poolworxx und berät als unabhängiger Technologiecoach zu Fragen beim Einsatz moderner IT-Werkzeuge.
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