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Unternehmenskunden gefragt: Anbieter von BI-Software gehen stärker auf ihre Kunden zu
Nur jedes vierte deutsche Unternehmen mit mehr als 50 Mitabeitern setzt Business- Intelligence-Software ein. Die Softwareanbieter reagieren, indem sie mit neuen Werkzeugen inzwischen stärker auf die Anforderungen ihrer Kunden eingehen: BI-Software soll Spaß machen und mit anderen Systemen wie Office und Google interagieren können.
Der Einsatz von Business-Intelligence-Anwendungen wird für Unternehmen immer wichtiger. Dabei kann die grundlegende Definition von Business Intelligence (BI) als entscheidungsorientierte Sammlung, Aufbereitung und Darstellung geschäftsrelevanter Informationen zur Planung, Kontrolle und Steuerung einer Organisation einen Anhaltspunkt für die wesentlichen Aufgaben und Einsatzgebiete liefern. Den Einsatz entsprechender Werkzeuge im Unternehmen behindern aber weiterhin die oftmals hohe Komplexität und geringe Anwenderakzeptanz der Software. Auch die hohen Kosten für Anschaffung und Betrieb hemmen nach wie vor die Verbreitung von BI-Software in Deutschland. Die neuesten Entwicklungen im Markt zeigen jedoch, dass die Anbieter diese Herausforderung verstanden haben und mit neuen Funktionen und Lizenzmodellen die Vision, Business Intelligence an jedem Arbeitsplatz verfügbar zu machen, vorantreiben.
Das Kernproblem ist aber immer noch das Gleiche: Die Nutzung von Software – gerade von BI-Werkzeugen – muss Spaß machen, denn häufig ist die Bedienung von Software nicht Kernaufgabe eines Mitarbeiters, sondern lediglich unterstützendes Werkzeug. Genauso kann das beste Business-Intelligence-Werkzeug dem Benutzer Entscheidungen nicht abnehmen, sondern "nur" gesicherte Zahlen für diese liefern. Wenn die Software nicht den Anforderungen entspricht, werden andere Werkzeuge wie Excel- Eigenentwicklungen bevorzugt oder auf eine Werkzeugunterstützung ganz verzichtet. Dies ist weder im Sinne der Arbeitseffizienz noch eine gute Lösung für Unternehmen, da die Qualität der Ergebnisse zu wünschen lässt.
Zwingende Eigenschaften moderner Softwarewerkzeuge für Business Intelligence sind daher eine ansprechende Visualisierung, gute Antwortzeit, einfache Bedienbarkeit mit einer Komplexität, die zur Aufgabe oder gewünschtem Ergebnis passt sowie hohe Flexibilität und Anpassbarkeit an sich schnell ändernde Anforderungen. Gleichzeitig müssen die Kosten der Software im Unternehmen sowohl hinsichtlich der Lizenzen als auch des Betriebs überschaubar bleiben, um einer Verbreitung nicht im Wege zu stehen. Die Softwareanbieter verfolgen derzeit einige verschiedene Stoßrichtungen, um den Absatz von BI-Produkten anzukurbeln:
Integration in Office-Produkte
So gut wie alle großen BI-Anbieter haben in den jüngsten Versionen ihrer Software neue oder deutlich verbesserte Add-Ins für die Microsoft-Office-Produkte Excel und PowerPoint veröffentlicht. Während die Analysewerkzeuge multidimensionaler Datenbanken schon seit Jahren auf die Integration von Tabellenkalkulationen setzen, werden Berichtswerkzeuge erst nach und nach mit entsprechenden bidirektionalen Schnittstellen ausgestattet. So kann jeder Anwender in seiner gewohnten Office-Umgebung die für ihn relevanten Informationen abfragen.
Nutzung von Suchmaschinen
BI-Software bietet immer mehr Suchmöglichkeiten innerhalb der Werkzeuge an, um Filterelemente oder ganze Berichte schnell zu finden. Die neueste Entwicklung ist die Verknüpfung dieser Suchmöglichkeiten mit weit verbreiteten Suchmaschinen, allen voran Google. Auf diese Weise findet Google am Mitarbeiterarbeitsplatz auch Berichte und Analysen mit den entsprechenden Schlagworten und kann teilweise Grafiken und Tabellen schon in der Google-Umgebung anzeigen.
Integration in operative Systeme
Die Integration der analytischen Möglichkeiten von BI-Software in die operativen ERPAnwendungen erlaubt einen gezielteren und kontextbezogenen Einsatz von Business Intelligence. Ausgehend von den Anforderungen am Arbeitsplatz zur Ausführung und Überwachung von Geschäftsprozessen werden Berichts- und Analysemöglichkeiten direkt integriert angeboten – ein Wechsel von Werkzeugen oder die Übertragung von Daten zwischen Anwendungen entfällt.
Daten-Cockpits
Ein weiterer Trend ist die verstärkte Entwicklung von einfacheren Anwendungen, die von einer breiten Zahl an Mitarbeitern genutzt werden können. Als "Dashboards" oder "Cockpits" werden benutzerfreundliche und intuitiv zu bedienende Anwendungen bereitgestellt, die als Informationsportal die wichtigsten Kennzahlen eines Mitarbeiters darstellen.
In Deutschland setzen momentan schätzungsweise nicht mehr als ein Viertel aller Unternehmen ab 50 Mitarbeitern spezielle BI-Systeme ein. Der große Rest arbeitet nach unserer Einschätzung ohne spezielle Software und benutzt für die Auswertung von Unternehmenskennzahlen MS-Office-Produkte wie Excel. In diesen Firmen ist oft das Controlling für die Datenaufbereitung und die Verbreitung der Informationen verantwortlich. Excel birgt jedoch einige gravierende Nachteile durch die Speicherung der Daten und Berechnungsvorschriften in einzelnen, meist durch Verweise und Formelwerk miteinander verbundenen Dateien. So finden sich häufig über die Jahre gewachsene Excel- Applikationen, deren Zusammenhänge und Verknüpfungen kaum ein Mitarbeiter nachvollziehen kann.
In diese Situation hinein positionieren sich BI-Anbieter, mit deren Produkten durch eine strukturierte Datenhaltung eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage im Unternehmen geschaffen werden soll. Dazu müssen sich die einzelnen Abteilungen im Unternehmen jedoch zuerst über die Definition der Kennzahlen einigen. Neben der Definition des Deckungsbeitrags sind dies auch für Außenstehende simpel anmutende Fragen, zum Beispiel was überhaupt ein Kunde ist und ab wann dieser im BI-System geführt werden soll. Sobald diese aufwendige fachliche Abstimmung abgeschlossen ist, kann ein entsprechendes Softwareprodukt installiert werden. Dies sorgt dafür, dass alle Nutzer die gleichen Zahlen diskutieren und weniger Zeitaufwand für die Erstellung von Berichten verwendet werden muss.
Dies ist auch das Ergebnis einer nicht-repräsentativen Umfrage (durchgeführt von BARC) unter Anwendern verschiedener BI-Systeme, von denen 90 Prozent angaben, dass die Zeitersparnis einer der wichtigsten Vorteile des Systems ist. Weitere angegebene Projektnutzen waren verkürzte Planungszyklen, bessere und genauere Zahlen, aktuellere Berichterstattung und erhöhte Kostentransparenz.
Näher am Kunden
BI-Funktionen kommen näher zum Anwender, indem sie sich in gewohnte Werkzeuge wie Office-Produkte, Suchmaschinen oder operative Systeme integrieren. Dennoch werden auch in Zukunft spezielle Werkzeuge eingesetzt werden, die durch technologische Innovationen im Bereich der neuen Web-Technologien eine höhere Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität bei sinkenden Entwicklungs- und Betriebskosten versprechen. Weitere Maßnahmen zur Steigerung der Akzeptanz von Business-Intelligence-Werkzeugen sind die Fokussierung auf einfach zu bedienende Dashboard-Anwendungen mit den wichtigsten Kennzahlen für Mitarbeiter sowie die wachsende Zahl an integrierten Systemen, die keine Brüche zwischen verschiedenen BI-Aufgaben wie Reporting, Analyse und Planung mehr aufweisen.
06/2007, Dr. Carsten Bange, Patrick Keller
| | Dr. Carsten Bange (l.) ist geschäftsführender Gesellschafter des Business Application Research Centers (BARC). Diplom-Betriebswirt (FH) Patrick Keller ist Analyst bei BARC.
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